Estos son los pasos para crear un caso de negocio:
Paso 1: Definir el proyecto
Empiezas por aclarar el propósito, objetivos y alcance del proyecto, junto con los resultados esperados. Además, te aseguras de identificar a quienes están involucrados y sus funciones. Así mismo, demarcas los límites y restricciones del proyecto.
Paso 2: Identificar las necesidades del negocio
Descubres y registras el problema actual o bien las oportunidad de negocio que el proyecto busca resolver. También, te sumerges en las necesidades comerciales y las áreas débiles que este proyecto pretende abordar.
Identificar las necesidades del negocio es un paso esencial en la creación de un caso de negocio sólido. Aquí, exploras en profundidad el panorama actual de la empresa para detectar áreas de mejora o oportunidades. Analizas minuciosamente los desafíos que enfrenta el negocio y las brechas que deben ser cerradas. Además, te adentras en las aspiraciones de la organización, entendiendo qué metas y objetivos busca alcanzar. Este proceso de identificación no solo define la base del proyecto, sino también sienta las bases para el desarrollo de soluciones efectivas que conduzcan a un crecimiento y éxito empresarial sostenibles.
Paso 3: Analizar el mercado
Investigas las tendencias en el mercado y la industria, el panorama competitivo, las demandas de los clientes y los factores regulatorios. También, señalas las oportunidades que el mercado ofrece y los riesgos ligados al proyecto.
El análisis del mercado juega un papel crucial en la formulación de un caso de negocio completo. Realiza una exploración exhaustiva del entorno empresarial y competitivo en el que la organización opera. Examina las tendencias actuales y futuras del mercado, las demandas cambiantes de los clientes y las estrategias de la competencia.
Paso 4: Evaluar la viabilidad financiera
Evalúas la posibilidad de éxito económico del proyecto. Calculas los gastos relacionados, incluyendo la inversión inicial, costos operativos continuos y riesgos potenciales.
Recuerda calcular cuidadosamente los costos involucrados, desde la inversión inicial hasta los gastos operativos continuos, y se comparan con los beneficios financieros esperados. Este análisis facilita métricas como el retorno de inversión (ROI) y el período de recuperación, proporcionando una comprensión clara de la viabilidad económica del proyecto. Además, la evaluación financiera ayuda a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos. Y además, justifica la inversión ante las partes interesadas, brindando una base sólida para la toma de decisiones empresariales.
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Paso 5: Evaluar los riesgos
Detectas y evalúas los riesgos y obstáculos potenciales del proyecto, abarcando riesgos técnicos, operativos, financieros y organizativos. Posteriormente, trazas estrategias para reducir riesgos y planes de contingencia.
Esta evaluación de riesgos brinda una comprensión más profunda de los desafíos potenciales y permite tomar medidas proactivas para garantizar la ejecución exitosa del proyecto.
Paso 6: Analizar las partes interesadas
Identificas a las partes involucradas en el proyecto, junto con sus intereses, influencia y expectativas. Asegúrate también de evaluar cómo el proyecto afecta a estas partes y desarrolla planes para manejar la comunicación con ellas.
Paso 7: Generar alternativas
Reconoces y valoras distintas soluciones para abordar las necesidades del negocio. Comparas los beneficios y desventajas de cada alternativa y presentas la opción más realista y efectiva basándote en el análisis.
Paso 8: Crear el documento del caso de negocio
Sintetizas tus hallazgos y análisis en un documento formal de caso de negocio. Esto incluye un resumen ejecutivo, una descripción general del proyecto, el problema u oportunidad de negocio, análisis financiero y de mercado, evaluación de riesgos, análisis de partes interesadas, solución recomendada y un plan de implementación.
Paso 9: Presentar y validar el caso de negocio
Expones el caso de negocio a las partes clave, como la administración y patrocinadores del proyecto.
El objetivo es obtener su retroalimentación, validación y apoyo. Esta presentación permite abordar preguntas, inquietudes y ajustes necesarios para asegurar que el caso de negocio esté sólido y alineado con los objetivos empresariales. La validación respalda la toma de decisiones informadas y asegura que el proyecto cuente con el respaldo necesario para avanzar con confianza.
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Paso 10: Monitorear y actualizar el caso de negocio
Vigilas y actualizas periódicamente el caso de negocio durante la duración del proyecto. Realizas revisiones según sea necesario para reflejar cambios en supuestos, riesgos o beneficios del proyecto.
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Desafíos comunes
Al igual que con cualquier rol, los analistas de negocios también enfrentan varios desafíos en su trabajo. Algunos de los más comunes que pueden encontrar incluyen:
- Puedes enfrentar problemas cuando los requisitos no están claramente definidos. Posteriormente, esto conduce a malentendidos, retrasos y retrabajos. Los analistas de negocios, por lo tanto, deben asegurarse de que los requisitos estén bien documentados y sean entendidos por todas las partes interesadas.
- Los desafíos de comunicación y colaboración pueden surgir debido a las diferencias en perspectivas, prioridades y estilos de comunicación. Para manejar tal problema, los analistas de negocios deben comunicar de manera efectiva conceptos complejos, escuchar activamente y facilitar la colaboración entre las partes interesadas.
- Los analistas de negocios pueden enfrentar desafíos en la gestión de las expectativas de las partes interesadas, particularmente cuando existen intereses o demandas en conflicto. Necesitan navegar estas situaciones diplomáticamente y negociar soluciones que se alineen con los objetivos del proyecto.
- Lidiar con el cambio, abordar las preocupaciones y facilitar transiciones sin problemas puede ser un desafío para los analistas de negocios. Por lo tanto, requieren habilidades efectivas de gestión del cambio para adaptarse a cualquier condición. La educación ejecutiva aborda este entrenamiento en diferentes programas, te damos algunos ejemplos aplicados a Recursos Humanos.
- El trabajo de los analistas de negocios depende en gran medida de herramientas y tecnologías. No tener un conocimiento adecuado de las herramientas o no mantenerse actualizado con las tecnologías emergentes puede suponer un desafío. Por lo tanto, la mejora de las habilidades es importante para ser eficaz en el trabajo.
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