Herramientas para ser más productivo

Gestión de documentos

Google Drive o Microsoft OneDrive, ayudan a las organizaciones a centralizar la información, reducir la duplicación de esfuerzos y mejorar la seguridad de los documentos. El proceso puede facilitar el acceso a información importante y la colaboración en proyectos, lo que conduce a mejores resultados comerciales.

Aumento de la productividad

Las mejores herramientas de productividad pueden mejorar la productividad general y el rendimiento a través de la automatización de tareas rutinarias y la racionalización periódica de los proyectos. Pueden ayudar a las personas y organizaciones a alcanzar sus objetivos de manera más efectiva y eficiente.

Mejora de la satisfacción de los empleados

Las herramientas de productividad pueden mejorar la experiencia laboral de los empleados, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción laboral. Puede conducir a un mayor compromiso y a una mejor retención, lo cual es esencial para el éxito de todas las organizaciones.

Herramientas de productividad de uso común

Aquí hay un desglose de las herramientas de productividad más utilizadas.

Herramientas de autoproductividad

Evernote (Toma de notas)

Funciones

• Sincroniza y organiza las notas para tenerlas a mano.
• Función de recorte web para guardar páginas web, artículos y capturas de pantalla.
• Plantillas personalizadas para crear notas más rápidas y eficientes.
• Funciones adicionales para administrar notas.
• Escáner de documentos para tener a mano los documentos esenciales.
• Calendario incorporado para conectar diferentes notas y horarios.

Pros

• Plataforma integral para múltiples tareas, como toma de notas, almacenamiento de documentos, gestión de tareas.
• Disponible en múltiples plataformas como Windows, iOS, Android.
• Integración flexible con otras herramientas, como Dropbox y Google Drive.

Contras

• Complejo de usar para nuevos usuarios.
• Es posible que la funcionalidad de búsqueda no sea precisa en todo momento.
• Interfaz desordenada y rendimiento lento.

Revisión

Según PCMag, Evernote se ha hecho un nombre como una impresionante aplicación para tomar notas. Sin embargo, tiene un precio comparativamente más alto que puede resultar un obstáculo.

Google Calendar (Calendario en línea)

Funciones

• Ayuda a enviar invitaciones a miembros del equipo, colegas, colaboradores y partes interesadas.
• Programa rápidamente reuniones y eventos.
• Permite la creación de múltiples calendarios de una sola vez.
• Permite la creación de eventos en múltiples plataformas.

Pros

• Los usuarios pueden acceder a él desde cualquier lugar.
• Puede ser utilizado por particulares, empresas, instituciones.
• Funciones de navegación sencillas.
• Mejora de la organización de eventos.

Contras

• No se puede acceder sin conexión a Internet.
• Necesita registrarse obligatoriamente en Google.
• Difícil de leer en caso de múltiples citas.
• Permite a personas ajenas a la organización ver las actividades.

Revisión

Según TechRadar, Google Calendar es una aplicación completa que agiliza todos los aspectos de la programación de eventos. Además de carecer de un par de características, es la aplicación ligera perfecta para todos.

Herramientas de productividad para el trabajo

Dropbox (servicio de alojamiento de archivos)

Funciones

• Almacenamiento y sincronización de archivos en múltiples dispositivos.
• Colaboración y uso compartido de archivos en línea.
• Copia de seguridad automática de archivos.
• Historial de versiones de archivos para realizar un seguimiento de los cambios y restaurar versiones anteriores.
• Acceso a archivos sin conexión.
• Integración con otras herramientas de productividad, como Microsoft Office.
• Transferencia segura de archivos con cifrado.
• Permisos de acceso a archivos personalizables para individuos y equipos.
• Aplicación móvil para iOS y Android.

Pros

• Cómodo acceso y uso compartido de archivos desde cualquier lugar.
• Fácil colaboración con los miembros del equipo en proyectos y documentos.
• Copia de seguridad automatizada de archivos para mayor tranquilidad.
• Transferencia segura de archivos con cifrado.
• Integración con otras herramientas de productividad.
• Aplicación móvil para acceder a archivos sobre la marcha.

Contras

• Espacio de almacenamiento limitado para cuentas gratuitas.
• Velocidades de carga y descarga lentas para archivos grandes.
• Posibilidad de tiempo de inactividad del sistema y pérdida de acceso a los archivos.
• Límites de tamaño de archivo para cargas.
• Precios más altos para planes de almacenamiento más grandes en comparación con algunos competidores.
• Posibles problemas de privacidad con el almacenamiento de datos confidenciales en la nube.

Revisión

Según PCMag, Dropbox es una plataforma conveniente para el almacenamiento en la nube y el intercambio de archivos, pero se queda atrás de la competencia en parámetros como el precio.

Calendly (Software de programación de citas)

Funciones

• Programación automatizada de reuniones y citas.
• Disponibilidad y tipos de citas personalizables.
• Integración con correo electrónico, calendario y otras herramientas de productividad.
• Generación de invitaciones por correo electrónico y calendario para citas confirmadas.
• Opción para configurar zonas horarias y tiempo de búfer para la programación.
• Recordatorios personalizables para citas y eventos.
• Posibilidad de configurar eventos y citas recurrentes.
• Posibilidad de agregar campos personalizados y preguntas para la programación.

Pros

• El proceso simplificado de programación de reuniones y citas
• Aumento de la eficiencia al reducir la programación de correos electrónicos y llamadas telefónicas de ida y vuelta.
• Disponibilidad y tipos de citas personalizables.
• Integración con otras herramientas de productividad.
• Recordatorios personalizables para citas y eventos.
• Posibilidad de configurar eventos y citas recurrentes.
• Aplicación móvil para programar sobre la marcha.

Contras

• Opciones de personalización limitadas para la interfaz de programación.
• Posibles dificultades con la gestión de zonas horarias.
• No hay opción para la programación de grupos o la programación de recursos.
• Costos adicionales por funciones avanzadas y mayor uso.
• Posibles problemas de privacidad con la información compartida.

Revisión

Según Forbes, Calendly es un software de programación líder que es la mejor solución para las empresas que desean aceptar citas fácilmente y reducir las tareas de programación administrativa.

Herramientas de productividad para estudiantes

Google Drive 

Funciones

• Almacenamiento y sincronización de archivos en línea en múltiples dispositivos.
• Colaboración en tiempo real y coedición de documentos.
• Integración con el conjunto de herramientas de productividad de Google.
• Copia de seguridad automática de archivos.
• Historial de versiones de archivos para realizar un seguimiento de los cambios y restaurar versiones anteriores.
• Acceso a archivos sin conexión.
• Transferencia segura de archivos con cifrado.
• Permisos de acceso a archivos personalizables para todos.

Pros

• Una gran cantidad de almacenamiento gratuito.
• Cómodo acceso y uso compartido de archivos desde cualquier lugar.
• Fácil colaboración con los miembros del equipo en proyectos y documentos.
• Integración con el conjunto de herramientas de productividad de Google.
• Copia de seguridad automatizada de archivos para mayor tranquilidad.
• Transferencia segura de archivos con cifrado.
• Permisos de acceso a archivos personalizables para todos.

Contras

• Tamaño de archivo limitado para cargas.
• Velocidades de carga y descarga lentas para archivos grandes.
• Problemas de privacidad con el almacenamiento de datos confidenciales en la nube.
• Dificultades con la propiedad y el control de los datos cuando se utiliza un servicio de terceros.
• Posibilidad de tiempo de inactividad del sistema y pérdida de acceso a los archivos.

Revisión

Según PCMag, Google Drive es el servicio de sincronización y almacenamiento en la nube con más funciones con un excelente plan de almacenamiento.

Zoom

Funciones

• Videoconferencia y uso compartido de pantalla con varios participantes.
• Audioconferencia con la opción de llamar por teléfono.
• Opciones de fondo virtual.
• Integración con otras herramientas de productividad.
• Opción de grabar reuniones y guardarlas en la nube o en el ordenador local.
• Salas para grupos pequeños.
• Salas de espera virtuales para los asistentes.
• Chat en la reunión y opciones para compartir pantalla.

Pros

• Chat en la reunión y opciones para compartir pantalla.
• Opción de organizar seminarios web con panelistas de video interactivos.
• Aplicación móvil para reuniones sobre la marcha.
• Cifrado de extremo a extremo para mayor seguridad.
• Videoconferencia y audioconferencia de alta calidad con +1000 participantes.

Contras

• Posibles problemas de seguridad y privacidad.
• Problemas de confiabilidad y estabilidad, como pérdida de audio o pantallas congeladas.
• Funcionalidad limitada para cuentas gratuitas.
• Quejas relacionadas con la interfaz de usuario y la navegación.
• Posibles dificultades con los requisitos de red y ancho de banda.

Revisión

Según Forbes, Zoom funciona mejor para pequeñas y grandes empresas y es una plataforma a precios competitivos para todos.

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